上海中英合作紅寶石食品公司誕生于1987年,門店開展上海華山路,目前發展近百家直營門,擁有1.5萬平米中央工廠,30年多,紅寶石始終堅持對品質的執著追求,堅持優良的品質管理,為顧客帶來安全放心的紅寶石美味。
隨著上海發展越來越現代化,各種食品烘焙品牌紛紛涌入,行業競爭越來越激烈,同時工廠土地、設備、人員成本持續上升,門店租金也持續上漲,紅寶石也開始面臨著各種經營壓力,選擇一套信息化系統來加強企業管理已是迫在眉睫。紅寶石選擇用友成為其戰略合作伙伴,使其成為烘培零售業中應用涵蓋零售、供應鏈、制造、財務、成本一體化的現代化管理企業,實現由前端門店要貨需求到后端工廠完成生產配送等一系列環節,達成財務應收應付、成本快速核算的目的。
通過U8、零售一體化平臺的搭建,使得門店要貨數據能夠準確無誤并及時傳遞工廠,工廠能夠按照門店要求及顧客要求及時生產西點和蛋糕,并準時配送到門店,財務根據物流、生產、銷售等情況核算應收、應付、成本,并快速出具報表,整個流通環節通過U8、零售系統連接在一起,使U8成為了連接門店與工廠的橋梁。
紅寶石門店與工廠之間交互,從物流、生產方面包括:門店要貨—工廠生產—工廠配送等幾個環節實現。要貨需求由兩部分形成:1、由店長根據產品銷售平均數量結合節假日等因素,對常規產品下達要貨申請單;2、顧客直接預定的蛋糕直接下達預訂單,并根據預訂單生成要貨申請單。
要貨申請單通過用友集成接口直接傳遞到U8形成調撥申請單。其中門店店長要貨形成的調撥申請單生成西點分貨表,生產人員會根據每種產品特性及生產批量修改西點分貨表,修改后的西點分貨表分別生成生產訂單和未審核的調撥單,西點根據生產訂單生產,生產完成后,物流配送人員打印西點分貨表并進行配貨,系統自動審核調撥單(二開實現),從而自動實現了調貨到門店的功能;而顧客直接預定的蛋糕產生的調撥申請單,則直接生成蛋糕分貨表和未審核的調撥單,蛋糕生產完成后,物流配送員打印蛋糕分貨表并進行配貨,完成后,系統自動審核調撥單(二開實現),從而自動實現調貨到門店的功能。
由于門店要貨模式及工廠配送流程在用友系統的建立,保證數據正確性、及時性,并由于許多功能系統設計為自動化處理,極大提高工作效率,減少了人員工作量,大大節省了人工成本。
在未上用友系統前,紅寶石促銷業務很難執行,即使執行也無法及時洞察因為促銷產生的產品銷售等報表。通過用友零售系統管理端的配置,實現了促銷價、折扣價、折扣率、贈品、紅寶石卡等多種方式促銷,并可定義到不同時段、不同產品、不同門店應用不同促銷方案,達到產品促銷目的,通過促銷產品銷售分析來滿足促銷銷售的查詢。
對于需要進行店內加工的產品包括西餐、餐飲以及其他的產品,可通過零售系統的店內加工功能來實現。首先建立產品配方,并下發到門店,門店銷售時,直接銷售產品,根據產品配方自動計算材料用量,同時產生材料出庫單和產成品入庫單,月底定期對材料進行盤點,盤虧可作為材料損耗計入產品成本,如果損耗超出一定范圍,門店則需要追查原因,并根據原因制定相應的管理措施,從而控制店內成本。
物料通過采購及質量控制環節,嚴格審查供應商資質,并對原材料質量及價格、交期進行了嚴格監控,保證了原材料質量;從而保證了產品質量。資金流上,由財務審核采購發票,并確認應付賬款,并根據應付賬款的付款條件進行付款,實現了材料物流、資金流的統一。